Excel形式の要員計画表を公開します。
無料ですので、ダウンロードしてご自由に活用ください。
要員計画表の使い方
要員計画表は、「いつ」「誰が」「何をするのか」を計画するために使用します。
マスタスケジュールの作成や、組織内の要員調整を行うときに使用します。
スケジュール検討において、人がアサインできるか確認しながら調整します。
当たり前の話ですが、人が対応できるのは１か月に１人月だけです。
複数の作業を割り当てた結果、その月の作業量が１人月を超えてはいけません。
逆に、ある特定のタイミングだけ作業が割り当てられないと、その期間は要員の空き状態となってしまいます。
つまり、人ごとの作業割当が毎月１人月となるよう均等に調整することが求められます。
この要員計画表は、作業単位で要員工数を設定し、その積み上げ工数がどうなるのか視覚的にわかりやすい資料となっています。
項目説明
工程別要員別工数
要員計画表の下段は、作業ごとの担当割振りと、月ごとの作業工数を設定します。
担当A、Bなど入っている箇所は人の名前を設定し、作業量を人月単位で入力します。
画像例の場合、5月に実施する外部設計作業は「担当Aが0.8人月」「担当Bが1.0人月」となります。
ちなみに黄色セルは、上段の「担当別工数」の名前をリスト選択できるようにしています。
工数欄は、数値が入っていると色付けるようにしています。
そうすることで、どの月に何の作業を行うのか視覚的にわかりやすくなります。
マスタスケジュールを作成する参考としてください。
担当別工数
要員計画表の上段は、担当者ごとの工数を表示します。
下段の「工程別要員別工数」から、該当する人の工数を集計しています。
この工数が1.0となっているか確認しながら、工程別要員別工数を設定してください。
ちなみに合計値が1人月を超える場合、セルを赤色にしています。
工数超過となっている箇所を確認し、作業の割り振りを見直してください。
逆に1人月未満の場合、その人の作業が不足している状態となります。
他にやることがあればよいですが、そうでなければ1人月分のコストが発生しているのに、それに見合った作業が割り当てられていないということです。
後続タスクを前倒しにするなど調整しましょう。
