決められない会議の直し方・改善（論点管理・宿題管理・決裁者固定）

なぜ会議は「決められない」のか

「今日の会議、結局何が決まったんだっけ？」
この状態が続くと、プロジェクトは遅れます。しかも遅れ方が厄介で、“じわじわ”と効いてきます。仕様が固まらない、関係者が動けない、手戻りが増える、責任の押し付け合いが起きる。会議の質は、そのままプロジェクト推進力に直結します。

決められない会議の原因は、だいたい次の3つに分解できます。

• 論点が曖昧：議題はあるが「何を決めたいか」「どこが争点か」が整理されていない
• 宿題が消える：未決事項が持ち越されるが、誰がいつまでに何をするかが曖昧で放置される
• 決裁者が揺れる：会議に出ている人に決裁権がない／決裁者がその場で変わる／持ち帰りが常態化する

つまり、会議を直すには「話し合い方」を変えるより先に、会議を“意思決定の装置”として設計し直す必要があります。本記事では、そのための最小セットとして

　1) 論点管理、2) 宿題管理、3) 決裁者固定

の3つの型を解説します。

会議を直す全体像：3つの型で「決まる」状態を作る

会議の改善は、気合やファシリ能力だけで何とかしようとすると失敗します。再現性を持たせるために、まずは会議を次のように定義します。

• 会議の目的：合意形成ではなく「意思決定」
• 成果物：決定事項と未決事項
• 運用の要：論点リスト、宿題リスト、決裁者の明確化

この3点が揃うと、会議は「話して終わり」から「決めて進める」へ変わります。
以降の章で、それぞれをどう作り、どう運用するかを具体化します。

論点管理：議題ではなく「論点」を固定する

論点とは何か（議題との違い）

議題は「話すテーマ」になりがちです。一方で、論点は「決めるための争点」です。
例で見てみます。

• 議題：新機能Aの仕様
• 論点：
  • Aの対象ユーザーは誰か（全ユーザーか一部か）
  • 期限優先か品質優先か（どちらを優先するか）
  • 既存仕様との整合（互換性の扱いをどうするか）

会議が迷走するのは、議題だけが置かれていて、論点が整理されていないからです。

論点リストの作り方

会議の前に、最低限この形式で論点を並べます。

• 論点（問いの形にする）
• 現状（何が分かっていて、何が不明か）
• 選択肢（A/B/C）
• 判断基準（コスト、納期、品質、リスク…）
• 決裁者（誰が決めるか）
• 期限（いつまでに決めるか）

ポイントは、論点を「問い」にすることです。
「仕様の確認」ではなく「仕様をA案/B案どちらで決めるか」のように、決定を前提に置きます。

会議中の運用：脱線を止める一言

論点管理が機能するかどうかは、脱線したときの扱いで決まります。
脱線は悪ではありません。ただし、論点から外れた話は、次のどれかに振り分けます。

• その論点の判断材料として必要 → 続行
• 別の論点 → 別課題として後で扱う
• ただの雑談／今決めない話 → いったん切る

使えるフレーズはこれです。

• 「今の話は、論点◯◯の判断材料で合ってますか？」
• 「それは別論点なので、論点リストに追加します。今は戻しましょう」
• 「決めるために必要な情報は何ですか？宿題に落とします」

会議が荒れないコツは、人格ではなく論点に戻すことです。

宿題管理：未決を“見える化”して消さない

宿題が消える典型パターン

決められない会議では、未決事項が積み上がります。しかし次の会議で「何も進んでない」が起きます。理由は単純で、宿題が宿題として管理されていないからです。

• 誰がやるか不明（“誰か調べて”で終わる）
• 期限がない（いつかやる → 永遠にやらない）
• 成果物が曖昧（調べるだけ → 判断に使えない）
• 次回会議でレビューされない（やらなくてもバレない）

宿題リストの必須項目

宿題はタスク管理ツールでもExcelでも良いですが、最低限この項目を固定します。

• 宿題内容（成果物ベース）
• 担当者（1人に固定）
• 期限（会議日ではなく“提出日”）
• 次のアクション

成果物ベースが重要です。
「調べる」ではなく「A案/B案の比較表を作る」「リスクと対応案を箇条書きで提出する」のように、会議で使える形にします。

会議で宿題を“回収”する仕組み

宿題管理が根付く会議運用はシンプルです。

1. 会議冒頭で「前回宿題の回収」
2. 未回収は理由を聞かずに「期限再設定」か「担当変更」
3. 回収できた宿題から論点を決める

責めないことも大事ですが、もっと大事なのは未回収が許容される空気を作らないことです。
淡々と、仕組みで回収します。

決裁者固定：決める人を会議に“固定席”で置く

決裁者が不在だと、会議は永遠に終わらない

どれだけ論点と宿題が整っても、決裁者がいない会議は「報告会」になります。
決裁者不在の会議で起きることは、だいたいこの3つです。

• 「持ち帰ります」
• 「上に確認します」
• 「関係者にも聞かないと…」

もちろん確認が必要な場面もあります。ただし、それが常態化しているなら、会議設計が間違っています。

決裁者固定の手順

役割を曖昧にしないために、RACIの考え方が便利です。

• R：実行担当（やる人）
• A：最終責任（決める人＝決裁者）
• C：相談先（意見を聞く人）
• I：共有先（知らせる人）

会議の論点ごとに、最低限「A（決裁者）」を1人に固定します。
「部長と課長のどっちが決める？」が揺れている場合は、会議の場で結論を出そうとせず、会議前に決裁ルートを確定させます。

決裁者が出られない場合の現実的な代替案

現場では「決裁者が忙しくて出られない」があります。そこで、代替案は次の順で検討します。

1. 決裁者の代理（委任）：この範囲は代理決裁OK、を明文化
2. 事前決裁：論点と選択肢を事前に提示し、会議では確認のみ
3. 決裁タイムボックス：持ち帰りOKだが「◯日までに決裁」の期限を固定
4. 会議をやらない：決裁者に1on1で決め、結果を共有する

「会議で決めたい」より「期日までに決める」を優先すると、手段が柔らかくなります。

次の会議から変えるチェックリスト

最後に、明日から使える最小セットをまとめます。

• 会議招集時に「決める論点」を問いで書く
• 論点リストに「選択肢」「判断基準」「決裁者」を入れる
• 宿題は「担当1人」「期限」「成果物」を必須にする
• 次回会議の冒頭で宿題回収を必ず実施する
• 決裁者がいない論点は会議に載せない（載せるなら決裁期限を固定）

この5つだけでも、会議の“決まり方”が変わります。

まとめ

決められない会議は、参加者の能力不足ではなく、会議が「決定の仕組み」になっていないことが原因です。改善の要点は3つに集約できます。

1. 論点管理で、何を決めるかを問いとして固定する。
2. 宿題管理で、未決を消さずに回収する運用を作る。
3. 決裁者固定で、誰が決めるかを論点ごとに明確にする。

会議は「うまく話す場所」ではなく、「決めて進める装置」です。論点・宿題・決裁者の型を入れて、短くても前に進む会議に変えていきましょう。