概要
プロジェクトを開始するとき、キックオフミーティングを開催します。
このミーティングではプロジェクトの関係者が集結し、プロジェクト計画や方針についての全体合意を取ることが目的です。
もし、メンバが大人数のため全員参加できない場合でもチームや組織の代表者などリーダクラスは必ず参加します。
キックオフミーティングの目的
キックオフミーティングの目的は、プロジェクト計画書をベースに「チームが目指すべきゴール設定と進め方の全体合意を得ること」です。
実際にはキックオフを実施する前にプロジェクト計画の調整は行います。
よってミーティングそのものは儀式のようなものですが、この儀式を行うことでプロジェクト計画書の価値を高め「ここに参加している全員が計画に則りチームとして活動する」へのコミットにつながります。
このキックオフミーティングを成功させるためには、関係者との事前調整が必要です。
「これからプロジェクトを始めます！」という決起集会で、計画の合意が取れていなかったり揉めたりするようでは、その後の進展は危ぶまれます。
このキックオフミーティングが段取り良く行われれば、プロジェクトはスムーズに開始することでしょう。
プロジェクトメンバの士気にもかかわるため、しっかりと準備して挑みましょう。
事前に準備すること
キックオフミーティングを成功させるためには、事前準備が大切です。
プロジェクトによって異なるでしょうが、主に次のものは必要になります。
＜準備するもの＞
プロジェクト計画書
プロジェクトの目標、スケジュール、体制、役割分担などのプロジェクト計画を策定する。
あらかじめキーパーソンに内容を確認して合意を得ていること。
キックオフ当日に意見相違が出ないよう注意する。
プロジェクト運営ルール
進捗や課題の管理ルール、会議体、コミュニケーションルールなど、プロジェクト運営におけるルールを設定する。
課題の準備
プロジェクトを進めるにあたり、全体で共有すべき課題や注意点などをリストアップする。
参加者の選定
キックオフミーティングの参加者を選定する。
プロジェクトのキーパーソンなど抜け漏れないよう注意する。
アジェンダの共有
キックオフミーティングのアジェンダを参加者に共有する。
開催目的や参加者といった情報は事前に共有すること。
キックオフミーティングで抑えるポイント
プロジェクト計画の全体合意
プロジェクト計画の作成時、事前調整などで主要メンバやキーパーソンに確認をとっていたとしても「この内容に異議ある人はいるか」について確認をとることが重要です。
この確認を行うことで、公式にプロジェクト計画が全体ルールとして認められたことになります。
また自身が「合意した」と明言したルールは、当事者意識が出てくるため遵守される傾向にあります。
これにより、計画書に拘束力が生まれます。
逆に、全体合意をとる機会のなかったプロジェクト計画は「見ていなかった」「知らなかった」という言い訳になることが多く、守られなかったり形骸化する可能性が高くなります。
合意事項
プロジェクト計画のうち、以下の項目はプロジェクトの骨子になるため、必ず合意をとるようにしましょう。
- プロジェクトの背景と目的
- スケジュール
- スコープ
- 体制図と役割
- コミュニケーションルール
参加メンバの顔合わせ
プロジェクトには様々な人が参加します。
それは社内だけでなく、顧客や協力会社といった社外の人も含まれます。
仕事をするうえで相手の顔を知っているのと、知らないのではコミュニケーションの取り方や仕事の姿勢に違いが出てきます。
人がコミュニケーションを取る場合、相手がどのような人物なのか知っているだけでも敷居は大きく下がります。
お互いビジネスで付き合っているので必要なコミュニケーションは取るのが当たり前ですが、顔もわからない相手に依頼や指示を出すのは、やりにくいものです。
自己紹介するなど顔合わせをする機会としては、キックオフミーティングが最適です。
是非とも、この機会を活用していきましょう。
