プロジェクト管理の全体解説 – 立上げ／計画／実行／コントロール／終結

プロジェクト立ち上げ

プロジェクトには、大きく２つの種類があります。

１つはトップダウン型のプロジェクトで、上司や組織から何かしらの業務指示を受けて発足します。
社内プロジェクトと考えるとイメージしやすいと思います。
依頼された目標を達成するためにプロジェクトマネージャが対応方法を検討し、システム化の企画を作成します。

２つはボトムアップ型のプロジェクトで、クライアントから案件を受注して発足するプロジェクトです。
システム開発ベンダに属している人は、この種類のプロジェクトが多いのではないでしょうか。
プロジェクト内容はクライアントから提示される、またはベンダ側が作成した提案書がベースとなります。
もしくはクライアントとベンダが協力してプロジェクト内容を検討することもあります。

２つともアプローチは異なりますが、プロジェクト立ち上げで行うことは変わりません。
ちなみにPMBOKが想定しているのはトップダウン型のプロジェクトです。

次からプロジェクト立ち上げで実施することを解説します。

プロジェクト憲章の作成

プロジェクトの目的、進め方、成功基準などを検討して文書にまとめます。
これをプロジェクト憲章と言います。
プロジェクト憲章という言葉になじみがない人は、プロジェクト開始前の審査で作成する資料と考えてもらうと、わかりやすいと思います。
これはトップダウン型、ボトムアップ型のいずれも作成するはずです。

プロジェクト憲章に記述するのは次の内容です。

• プロジェクトの目的
• プロジェクトの成功基準
• プロジェクトへの要求事項
• 主要成果物
• プロジェクトの全体リスク
• 要約マイルストーン・スケジュール
• 財源
• 主要ステークホルダーリスト
• プロジェクト終了基準
• プロジェクトマネージャ、その責任と権限レベル
• プロジェクト憲章の承認者

プロジェクト憲章については、こちらの記事「プロジェクト憲章」で解説しています。

ここではプロジェクトの目的や基準の他にスケジュール、コスト、スコープを決めるための諸元データを定義します。
いずれもプロジェクト計画を作成するために重要な情報なのですが、忘れていけないのがプロジェクトの成功基準です。

「何をもってプロジェクトを成功とするのか」というのは、スケジュール、コスト、品質が基準を満たしていることではありません。

例えば業務の作業効率を改善するためにシステム導入する場合、現在からどの程度改善されたら成功とするのか基準を設けます。
それはシステムを利用する社員の業務時間が全体で何パーセント減ったのか、という計測できる基準が望ましいです。
QCDを満たして構築しても、業務時間が改善されなければシステム導入は失敗です。

システム導入が目的ではなくプロジェクトの目標を達成することが目的であり、その成否を判定するのがプロジェクトの成功基準です。

たしかにボトムアップ型のプロジェクトだとQCDを満たせば検収条件に合致しているからよい、という考え方もあります。
しかし多額の費用を投入したのに何の成果も出ないのはクライアントとしてマイナスですし、その結果に無関心なベンダを信頼して次も活用したいと思うでしょうか。

案件の契約内容や制約事項などもあるためベンダ側も勝手には出来ないかもしれません。
それでもクライアントの目的を理解し、できる範囲は限られていても提案やアドバイスをして良いものを作ろうとする姿勢こそが、クライアントと信頼を構築するものと考えます。

ステークホルダーの特定

ステークホルダーとは、プロジェクトに関わる利害関係者全員の総称です。
そのためプロジェクト遂行するメンバだけでなくクライアントやシステムを利用するユーザ、自社の上司など広範囲にわたります。

プロジェクトが始まったらステークホルダーと連携したり協調することになるため、プロジェクトを立ち上げる前に明確にします。
ここでリスト化したステークホルダー情報は、プロジェクト憲章の「主要ステークホルダーリスト」として活用されます。

またプロジェクト遂行するためのメンバ選定や体制も検討します。
当然、メンバを入れたり調達するための調整も行います。

プロジェクトの承認

プロジェクト憲章（もしくは、それに準じるプロジェクト承認を得るための資料）を作成したら、組織で取り決められた審査会でプロジェクト説明を行います。
プロジェクト予算や受注額などの規模や、受注案件であれば契約形態（準委任、請負）によって審査会の規模や参加者が変わります。
これは所属組織によって違うため、初めて審査を受ける人は事前に審査内容を確認しましょう。
特に審査をするのが誰で、どのような考え方をしているのか周囲の人にヒアリングすることは大切です。
人によって抑える要点が変わるので、何度も再審査を受けるような状態にならないように事前準備を済ませて挑みましょう。

無事、審査が承認されたら、正式にプロジェクトとして発足されます。
プロジェクト憲章をベースとして、プロジェクト推進するためのプロジェクト計画作成に着手します。

次はプロジェクト計画について解説します。